Locação barata pode encarecer eventos corporativos em 2027

Com a alta de 22% nos eventos de neg�cios em S�o Paulo, empresas precisam incluir infraestrutura, alimenta��o e log�stica no or�amento para evitar surpresas financeiras em 2027.

S�o Paulo recebeu 1.511 eventos de neg�cios de grande porte em 2025, registrando uma alta de 22% em rela��o ao ano anterior. Os dados s�o do Bar�metro Eventos B2B da Ubrafe e da S�o Paulo Turismo, divulgado pela imprensa em fevereiro de 2026. Com esse crescimento, muitas empresas enfrentam surpresas no or�amento de 2027 ao desconsiderar gastos ocultos al�m da loca��o do espa�o.

Jo�o Ugioni, CEO da Altus Eventos, alerta que o or�amento de eventos corporativos fica incompleto quando considera apenas o aluguel. Segundo ele, equipamentos, operadores, mobili�rio e hor�rios adicionais podem mudar a conta depois da assinatura do contrato. A proposta precisa mostrar o que est� inclu�do e quanto custar� atender �s necessidades da programa��o, explica o executivo.

S�o Paulo bateu recorde com 1.511 eventos de grande porte em 2025.
O setor de eventos corporativos cresceu 22% no �ltimo ano.
Infraestrutura, alimenta��o e log�stica s�o os principais custos esquecidos.
96% dos gestores de viagens relataram aumento nas tarifas a�reas.
Loca��o barata pode aumentar o custo final por deslocamento e extras.

O custo que fica fora da proposta

O valor da loca��o nem sempre cobre toda a estrutura necess�ria para a realiza��o do evento. A conex�o de internet, por exemplo, pode exigir refor�o para atender aos participantes e permitir transmiss�es ao vivo. Al�m disso, os equipamentos de som e proje��o podem demandar operadores especializados. Restri��es nos hor�rios de carga e descarga tamb�m podem prolongar o trabalho das equipes de montagem e gerar cobran�as adicionais.

Alimenta��o e localiza��o tamb�m interferem no resultado financeiro. Reposi��o de bebidas, extens�o do atendimento e convidados excedentes precisam ter condi��es definidas em contrato. Um endere�o distante dos participantes pode exigir transporte e hospedagem, reduzindo a economia obtida no aluguel.

A press�o sobre os deslocamentos ficou evidente em uma pesquisa interna da Alagev, divulgada pela Panrotas em 2 de abril de 2026. Entre 52 gestores de viagens associados consultados, 96% relataram perceber aumento nas tarifas a�reas. Embora o estudo seja restrito a esse grupo, o resultado chama aten��o para uma despesa relevante quando o encontro re�ne pessoas de diferentes cidades.

Um local precisa ser avaliado tamb�m pelo percurso dos convidados e pela opera��o dos fornecedores. A economia no espa�o pode ser consumida por deslocamentos ou adapta��es que n�o foram considerados na primeira cota��o, observa Ugioni.

Cinco cuidados ao contratar espa�os para eventos corporativos

Para empresas que elaboram os or�amentos e negociam fornecedores para 2027, Ugioni re�ne cinco verifica��es essenciais antes de fechar neg�cio.

Compare propostas com o mesmo escopo: Solicite valores discriminados de loca��o, mobili�rio, equipamentos, limpeza, seguran�a e profissionais. Confira quantidades e per�odos de utiliza��o. A compara��o deve considerar a mesma programa��o e o mesmo n�mero de participantes.
Avalie a infraestrutura durante a visita t�cnica: Verifique capacidade el�trica, ac�stica, climatiza��o, acessibilidade e internet conforme as atividades previstas. Confirme se haver� suporte para som, proje��o e transmiss�o, al�m de alternativas para eventuais falhas.
Inclua montagem e desmontagem na negocia��o: Registre os per�odos de carga e descarga, prepara��o, testes e retirada de materiais. Confira restri��es de acesso e cobran�as por horas excedentes. O tempo contratado deve comportar toda a opera��o.
Dimensione alimenta��o e deslocamento: Detalhe dura��o do atendimento, reposi��o, bebidas e restri��es alimentares. Defina prazos para alterar a quantidade de convidados e pre�os por excedentes. Some transporte, estacionamento e eventual hospedagem antes de escolher o endere�o.
Formalize mudan�as e responsabilidades: Estabele�a condi��es de reajuste, cancelamento e contrata��o de servi�os extras. Determine quem poder� autorizar gastos durante a execu��o e preveja uma reserva compat�vel com os riscos identificados.

Al�m do desembolso, problemas operacionais podem comprometer o objetivo do encontro. Uma apresenta��o interrompida ou uma recep��o com filas consome o tempo reservado ao conte�do e �s conversas de neg�cios. O planejamento precisa proteger tanto o or�amento quanto aquilo que a empresa pretende realizar com o evento, afirma Ugioni.

Perfil do especialista

Jo�o Ugioni � empres�rio, fundador e CEO da Altus Eventos, empresa especializada na concep��o, produ��o e execu��o de eventos corporativos de alto padr�o voltados ao empreendedorismo, educa��o e desenvolvimento de neg�cios. Com s�lida experi�ncia em gest�o, estrat�gia comercial e marketing, construiu sua trajet�ria liderando projetos para alguns dos principais empres�rios e mentores do Brasil. Ao longo dos anos, esteve � frente da realiza��o de eventos que reuniram milhares de participantes, consolidando-se como uma das refer�ncias na cria��o de experi�ncias presenciais capazes de fortalecer marcas e impulsionar resultados.